管理委託費を削減する方法 ２選！

管理費会計を見直す　③

この記事では、日常管理費の中でも管理員費用・清掃員費用と、管理会社が有償で提供している付帯サービスの見直し方法を説明します。

（項目１，２，３，についてはこちら）

（項目４，５，６，７,についてはこちら）

見直し項目８　管理員・清掃員業務の見直し

管理員業務はマンション管理の要です。最近は住み込みの管理員はほぼなくなり、通勤管理員が主流です。また、巡回管理員と呼ばれる、月に数回~週１回程度マンションを巡回する管理員も多くなりました。

管理員業務は、清掃業務の有無で大きく2タイプに分かれます。

清掃業務を管理員業務と兼ねた兼業管理員と、管理業務と清掃業務が分かれている専業管理員です。兼業タイプは小ぶりなマンションが多く、専業タイプはある程度戸数の多いマンションに多く見られます。

また、大規模なマンションの場合は管理員が複数名で常駐していることもあります。

ここでは、小ぶりなマンション(100戸以下)で兼業管理員マンションと、専業管理員マンションでの業務見直し策を説明します。

管理員と清掃員がいる場合

100戸以下のマンションで管理員と清掃員がいる場合、両者が毎日フルタイム勤務というマンションは少ないでしょう。

まず、管理員の勤務が3日／週以下で勤務時間も5時間／日 以下程度の組合は、管理員を5日／週、６時間／日勤務に変更し、管理業務と清掃業務を1名で担当するよう変更します。（分業から兼業に変更しスタッフ人数を絞る）

このように、業務が二手に分かれている場合は、1人で兼業し、合計の業務時間を削減します。

昨今は、管理員も採用難が続いていますが、一つの場所で週に30時間以上勤務できるマンションは人気があり、採用しやすく長期間勤務してくれる可能性も高まります。

管理員に有給の夏季休暇を与えるなど、待遇アップすることで長期勤務してもらうことは組合に大変なメリットがありますので、支出増につながらない待遇アップも併せて検討しましょう。

管理員のみの場合

現状、管理員が清掃業務も兼ねている場合は、一日の勤務時間を増やし、週当たりの勤務時間を減らすことを検討します。

例：　(4時間／日）×（4日／週）＝16時間／週　→　（5時間／日）×（3日／週）＝15時間／週

例：　(3時間／日）×（5日／週）＝15時間／週　→　（4時間／日）×（3日／週）＝12時間／週　

勤務日数を減らすことで、管理員は他の曜日に他の仕事に就くことが出来たり、体を休めたりすることが出来るなどメリットがあります。

なお、ゴミ出しの問題で管理員を週4日以上など出勤が必要だという組合は、例えば資源ごみの日は当日の回収時間までに居住者自らがゴミ出しを行う方法に変更し、管理員の勤務日数削減を実現するための工夫をします。

また、有給の夏季休暇を与えるなど待遇をアップし、よい管理員が採用できるように検討します。

費用削減には、居住者のサービス低下は避けられませんが、可能な範囲で経費削減を行う組合になる必要があります。それが出来なければ、支出増に対処できず管理費の値上げが続くことになります。

見直し項目９　その他 管理会社が行う付帯サービスの解約

管理会社によっては、主たる管理委託契約以外にも○○サービスと銘打った有料付帯サービスを管理組合と一括契約していることがあります。

例えば、粗大ごみ搬出サービス、家電・カーテンの簡単な取付、コミュニティーのWEBサイトサービスや見守りサービスなどです。

このような個別サービスを組合の費用で一括契約することは、管理組合の運営上適切ではありません。

これらサービスは会計上も目に見えにくく、管理会社が説明しなければ何の費用かわからないことが多くあります。また、一度契約してしまうと利用もないまま月々の契約料だけが払われ続ける傾向にあります。

管理組合費用で一括契約している個人への個別サービスの有無をチェックし、廃止の検討を行います。

必要なサービスなら、各所有者が個別に契約するようにします。

別の記事で説明しますが、各住戸内のガス漏れ警報器を組合の費用で一斉交換することも、組合の支出として適切ではありません。

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