マンション管理組合 理事会開催の流れを把握する

管理組合の理事会の流れは各組合により少々の違いはありますが、おおよそ同じです。

開催予告~クロージングまでの一連の流れを把握することで、理事としての予定も立てやすくなります。

なお、理事会開催の決まりごとは、管理規約に明記されていますので、詳しくは管理規約を参照して下さい。

理事会の流れ

一般的な理事会い案内配布~理事会開催~議事録の配布 までの流れは下記のとおりです。

  • 開催案内が理事に配布される ▽
  • 出欠票を提出する ▽
  • 理事会議案書が配布される (重要!)事前に目を通し疑問点をチェック ▽
  • 当日理事会に参加し、協議に参加する ▽
  • 議事録「案」が作成され、議事録署名人に回覧される ▽
  • 議事録が署名人から了承された後、議事録が配布される

議案配布等の時期は下記の通りです(管理組合により異なる)

= 理事会の成立要件 =

出席者が全理事の1/2を下回る場合は、理事会が成立しません

理事長が欠席しても、規定出席数があれば理事会は成立します

出席前に議案書の内容を確認する

原則、理事会の議案書は理事会開催に先立ち配布されます。

事前に配布する理由は、理事が前もって協議内容を把握し、協議の準備が出来るようにするためです。

例えば、「○○工事」という議題があれば、インターネットなどでその費用や注意点を確認できます。議案書にある見積価格が妥当であるかを事前に確認することは重要です。

また、月次決算書から予定外の大きな支出がなされていないかなどを確認します。

理事会当日では、疑問があっても要領よく指摘できないため、議案書の”予習”は必ず行いましょう。

議案書チェックポイント

  • 月次決算資料の収支報告書において、進捗率は適正か
  • 提案されている工事や修繕の必要性はあるか、見積価格は妥当か

議案書の事前配布がない場合には、管理会社に確認して、事前配布をお願いしましょう。

管理組合の理事になったら これだけは!

理事会に参加するとき、管理に関する用語を理解して出席すると、理解度が全く異なります。また、理事会は何を話し合うところなのか、運営方法も説明します。

参考≫ 管理組合の理事になったら知っておくべき管理の用語

管理についての議題を持ち寄ろう

理事会は、出席するだけではとても退屈で意義が見いだせないことがあります。

貴重な時間を割いて出席するのですから、マンション管理に関する議題を持ち寄り理事会を活性化させましょう。

  • マンションのセキュリティに関すること
  • 施設、設備の老朽化に関すること
  • マンションの支出に関すること
  • 居住する上でのマナーに関すること
  • 災害時の対策について     など
マンション駐輪場の放置自転車を見分ける ひとくふう

駐輪場の整理整頓を長年怠ると、放置された自転車が駐輪場を占拠することになります。たとえ駐輪シールが貼ってあっても、退去した元居住者の自転車かもしれません。

参考≫ マンション駐輪場の放置自転車を見分ける ひとくふう

理事会のフリーデスカッションは最も有益な情報交換の場

理事会の最後に、マンションに関して意見や情報交換する時間を設けることをお勧めします。

知り合いのマンションに関する話など、自由に情報を共有することが出来れば、理事会参加に対するアレルギーは軽減されるでしょう。

自由協議の時間が長くならないよう時間をあらかじめ設定することで、ダラダラ会議を防ぎましょう。

お勧め議題

  • 新聞に載っていた「マンション管理」に関する記事と自分たちのマンションの関連性について
  • 長期的なマンション使用について 今後いつまで使い続けることが出来るか
  • 各住戸内で目立つ経年劣化と事故について
  • 周辺地域環境について    など
クローズアップ現代 「老いるマンション」を考察する

2022年10月18日 NHKクローズアップ現代「老いるマンション~老朽化と高齢化にどう備えるか~」 「老いるマンション」問題は、マンション管理業界ではすでに大きな問題とと…

その他記事≫ クローズアップ現代 「老いるマンション」を考察する

コラム・管理計画認定制度、計画書は出すべきか?

管理組合が自らの財政悪化問題を直視する覚悟があるかが、この管理計画認定制度開始で浮き彫りになるのではないか。

その他記事≫ コラム・管理計画認定制度、計画書は出すべきか?

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