理事会の議事録を書くコツ
理事会の議事録を組合自身が書く理由
あなたの管理組合の理事会では議事録は誰が書きますか？
多くの組合では、管理会社に管理業務を丸投げして議事録さえ管理会社が書いて理事は承認印を押すだけでしょう。
それでは、管理組合が残しておくべき説明内容や議論が正しく残せていない可能性があります。
そこで、この記事では管理組合の理事自身で議事録を書くための”書き方”をサンプルフォームを使用し分かりやすく説明します。
理事会の議事録は誰が書く？（ビル新聞コラム 第２２話)
このコラムは、管理組合の議事録作成を巡るわたしのモヤモヤ体験を書いています。議事録を組合自身で作成することは、理由があります。
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何をどの程度書くのか
稀に、理事会で協議した内容を一言一句議事録に残そうとする方がいますが、それは全く必要ありません。そもそも議事録は、「会議の決定事項や会議内容を組織内で共有すること」が目的です。
このため、記録に残す内容は下記になります。
- 開催日時
- 出席者
- 議題
- 協議内容（見積もりがあれば見積額と見積会社）
- 説明内容（必要性や問題点などポイントのみ記録）
- 質疑と意見（主要な質疑と意見はすべて記録）
- 協議結果
- 次回理事会の日程
特に、「議案内容の説明」と「質疑」、「意見」は出席していない人たちに向けて理事会でどのように議論されたかを伝えるために必要不可欠です。同じような意見以外は出来るだけ書き留めます。
要は、出席していない人や、後から見返す人が協議内容を理解し、結論がはっきりわかるように記述すればよいのです。
様々な意見が出たなら、その意見を書き留とめて、反対意見もあった事実をしっかり残しておきましょう。
議事録フォームのサンプル
下図の理事会議事録サンプルでは、記入欄として「質疑」と「意見」が設けられています。質疑や意見があれば必ず記入し、なければ「なし」と記入します。
見積もりが提出されていたら見積額と見積会社を必ず記載します。
また、議案になかった自由起案(当日話し合われたこと)の内容も書き留めましょう。
このサンプルフォームのように記載する必要がある項目を欄にしていれば初めて議事録を書く人も必要事項は漏らさず記載出来ます。
議事録の保管方法
作成した議事録は、議長(理事長)と2名の議事録署名人(※管理組合による)による加筆修正を経て、署名・押印の後、議案書とセットで保管しましょう。
議案書とセットで議事録を保管することで、将来的に議事録を見返した際に何が話し合われたか、容易に理解できます。
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